Как выбрать бухгалтера на аутсорсинге

Бухгалтера чаще всего выбирают по цене и по тому, насколько приятно человек разговаривает. Ни то, ни другое не говорит о том, как будет вестись учёт. А ошибка стоит не стоимости услуг, а доначислений, пеней и штрафов — это на порядок дороже. Поэтому выбирать нужно по тому, как человек работает, а не по тому, сколько он просит.

Почему цена — плохой ориентир

Разброс на рынке большой: за одну и ту же работу берут и пять тысяч, и двадцать пять. Разница почти никогда не в жадности. Она в том, сколько времени бухгалтер физически может потратить на вас и что именно входит в цену.

• Дешёвое предложение обычно означает поток: у бухгалтера двадцать клиентов, и на вас приходится два часа в месяц. Этого хватает, чтобы провести документы. Не хватает, чтобы заметить проблему до проверки.
• Непонятно, что входит. Уточните прямо: первичка, кадры, расчёт зарплаты, отчётность, ответы на требования — или только сдача деклараций.
• Отдельно считается всё, что происходит вне регламента: восстановление учёта, ответ на требование, сопровождение проверки. Это нормально, но вы должны знать цену заранее, а не узнавать в момент проблемы.
• Слишком дорого тоже бывает неоправданно. Высокая цена без внятного объяснения, чем она обоснована, — такой же сигнал, как и подозрительно низкая.

Что спросить на первом разговоре

1. Кто именно будет вести мой учёт — вы или сотрудник? Если сотрудник, спросите, кто его проверяет и что будет, если он уволится.
2. Сколько клиентов вы ведёте сейчас? Ответ покажет, сколько времени реально останется на вас.
3. Что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно?
4. Как вы узнаёте о моих операциях — я присылаю документы или вы сами забираете их из банка и программы?
5. Что вы сделаете, если придёт требование из налоговой?
6. Кто отвечает, если из-за ошибки в учёте начислят пени?
7. В какой программе ведёте учёт и что будет с базой, если мы расстанемся?
8. Как часто вы со мной связываетесь сами, без моего вопроса?

Ответы, которые должны насторожить

• «Всё входит» — без уточнения, что именно. Это значит, что объём не определён, и при первой сложности выяснится, что это «не входит».
• «Сделаем так, чтобы налоги не платить» — конкретных схем не рассказывают, но обещают результат. Схемы существуют, но отвечать за них будете вы, а не бухгалтер.
• «У меня всё под контролем, вам не нужно вникать» — удобно ровно до первой проверки. Вы обязаны понимать, что подписываете.
• «Сдадим нулевку, а там разберёмся» — нулевка при реальных операциях это не экономия, а занижение базы.
• Не может назвать сроки: когда сдаётся отчётность по вашему режиму, когда платятся авансы.
• Не задаёт вопросов о вашем бизнесе. Хороший бухгалтер спросит про отрасль, обороты, сотрудников и планы — от этого зависит выбор режима.
• Отказывается работать по договору или предлагает «на словах».

Что должно быть в договоре

• Перечень услуг списком. Не «бухгалтерское обслуживание», а конкретно: ведение учёта, расчёт зарплаты, подготовка и сдача отчётности, ответы на требования.
• Сроки: к какому числу бухгалтер получает документы и к какому сдаёт отчётность.
• Порядок обмена документами — кто и как передаёт первичку, что считается переданным.
• Ответственность за ошибку: кто платит пени и штрафы, если они возникли по вине исполнителя.
• Порядок расторжения и передачи дел: в какой срок бухгалтер обязан отдать базу, документы и доступы.
• Стоимость и порядок её изменения — чтобы цена не выросла молча.

Как понять, что учёт ведут плохо

Это видно не по декларациям, а по поведению исполнителя. Проверяйте себя по простым признакам:

• Вы не получаете отчёт о состоянии дел. Хороший бухгалтер раз в месяц или квартал присылает короткую сводку: что начислено, что уплачено, что осталось.
• Налоги «неожиданные». Если суммы к уплате каждый раз сюрприз, значит их считают в последний момент.
• Бухгалтер не спрашивает про операции, которые могут изменить налоговую картину: крупную сделку, нового сотрудника, смену режима.
• Требования из налоговой вы узнаёте от налоговой, а не от бухгалтера.
• Отчётность сдаётся в последний день или с опозданием.
• На ваши вопросы отвечают «это неважно» или «потом объясню».

Что делать дальше

Определите для себя три вещи: что входит в работу, сколько клиентов у бухгалтера и что написано в договоре про ответственность и передачу дел. Этого достаточно, чтобы отсеять большинство неудачных вариантов — независимо от цены.

Если учёт уже ведётся и вы сомневаетесь, посмотрите чек-лист проверки бухгалтера: он помогает понять, всё ли в порядке, до того как придут с проверкой.