Бухгалтер для общепита: на что смотреть при выборе

Общепит часто считают «торговлей с кухней» и берут бухгалтера, который ведёт магазины. Через полгода выясняется, что продукты списывались «по факту», калькуляций нет, а часть товаров проходит по «Честному знаку» и «Меркурию» — и никто это не отслеживал. Разница не в налогах: режимы у кафе и магазина одинаковые. Разница в том, что происходит с товаром между закупкой и чеком.

Чем общепит отличается от торговли

• Продукт превращается в блюдо. Купили килограмм мяса — продали тарелку супа. Пока нет калькуляции, невозможно понять, сколько стоит порция и зарабатываете вы на ней или нет.
• Часть продукта теряется при обработке: очистка, обвалка, ужарка, усушка. Это не воровство и не брак — это технологические потери, и у них есть нормативы.
• Сроки хранения короткие. Списание просрочки — регулярная операция, а не исключение, и каждое списание требует документа.
• Товар продаётся через кассу и одновременно расходуется на кухне. Один и тот же склад обслуживает и продажу, и производство.
• Продукты животного происхождения проходят через ветеринарный надзор, а часть товаров — через систему маркировки.

Пять мест, где чаще всего теряют деньги

1. Списание без документов. Если продукты списываются «по акту в конце месяца» одной суммой, восстановить картину нельзя: ни проверить нормы, ни доказать проверяющим, что списание обоснованно. Нужны акты на порчу, бракеражные журналы, калькуляционные карты.
2. Технологические потери сверх норм. Потери при обработке списываются в пределах норм, утверждённых для вашего типа производства. Всё, что выше, — уже недостача, и она уменьшает прибыль иначе.
3. Естественная убыль. Для торговли и общественного питания действуют нормы, утверждённые приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252. В этих пределах потери учитываются при расчёте налога, сверх — нет. Нормы зависят от товара, вида упаковки и условий хранения, поэтому применять их «на глаз» нельзя.
4. Маркировка и «Меркурий». Общепит не освобождён от маркировки: если вы продаёте пиво и напитки в розлив, молочную продукцию или воду в упаковке, эти товары проходят через «Честный знак». А продукты животного происхождения — через компонент «Меркурий» системы «ВетИС». Работа без регистрации в «Меркурии» — типичное нарушение, за которое выдают предостережения.
5. Санитарные документы. С 1 сентября 2026 года действует новый СанПиН 2.3/2.4.4282-26 с требованиями к организации общественного питания. Он дополнил прежние правила, в том числе по обработке посуды и подносов. Если у вас есть программа производственного контроля, в неё нужно внести актуальные нормативные акты — это как раз работа, которую обычно перекладывают на бухгалтера.

Что спросить у бухгалтера до подписания договора

• Ведёте ли вы общепит сейчас и сколько таких клиентов у вас на обслуживании? Общие слова про «опыт в торговле» здесь не подходят.
• Как вы строите калькуляцию блюд и кто отвечает за актуальность технологических карт — я или вы?
• Как оформляете списание: какие документы, с какой периодичностью, кто их подписывает?
• Кто следит за маркировкой и «Меркурием» — вы, я или подрядчик по учётной системе?
• Что будет с учётом, если я открою вторую точку в другом районе: это отдельный учёт или общий?
• Как вы работаете с сезонностью: кафе в Крыму летом и зимой — это разная выручка и разные кассовые разрывы.

Красные флаги

• Бухгалтер предлагает «не заморачиваться» с калькуляцией: значит, себестоимость вы не узнаете никогда.
• Списание продуктов одной суммой в конце месяца без первичных документов.
• На вопрос про «Меркурий» и маркировку отвечает «это не бухгалтерия» — формально верно, но тогда непонятно, кто этим занимается.
• Не может назвать, какие нормы естественной убыли применяются к вашим товарам.
• Не спрашивает про кассу и эквайринг до подписания договора.