Договор с бухгалтером: что в нём должно быть

Договор с бухгалтером чаще всего скачивают из интернета, подписывают и забывают. А потом, когда возникает проблема, выясняется, что в нём не написано главного: кто отвечает за штраф, что именно входит в абонентскую плату и кому принадлежит база учёта.

Ниже — разделы, которые стоит прописать до начала работы. Не потому, что так положено, а потому, что каждый из них закрывает конкретный спор, который иначе случится.

Предмет: перечислите конкретно

Формулировка «ведение бухгалтерского учёта» не значит ничего. Под неё можно подвести и полное обслуживание, и сдачу одной декларации — а спорить придётся вам.

• Ведите учёт, готовьте и сдавайте отчётность, считайте налоги, отвечайте на текущие вопросы.
• Перечислите документы, которые исполнитель обязан формировать: декларации, расчёты, отчёты, регистры.
• Укажите периодичность: что делается ежемесячно, что ежеквартально, что раз в год.
• Определите, в каком виде передаётся результат: файл, печатная форма, доступ в системе.

Что не входит в стоимость — самый важный раздел

Этот раздел защищает обе стороны, но чаще забывают именно его. Один бухгалтер считает расчёт зарплаты частью работы, другой — отдельной услугой. Обе позиции нормальны, если они записаны.

• Расчёт заработной платы и кадровое делопроизводство.
• Восстановление учёта за прошлые периоды.
• Ответы на требования налоговой и сопровождение проверок.
• Разовые консультации по сделкам и структурированию.
• Регистрационные действия, работа с судами, налоговые споры.
• Сдача отчётности за периоды, когда вас вёл другой исполнитель.

Ответственность: кто платит штрафы

Это раздел, который читают только после проблемы, — и зря.

• Разграничьте три ситуации: штраф возник по вине исполнителя, по вине заказчика, из-за обстоятельств, которые никто не контролировал.
• По вине заказчика — например, документы переданы с опозданием или не переданы вовсе. Тогда ответственность на вас.
• По вине исполнителя — например, отчётность сдана не в срок или посчитана неверно. Тогда расходы должно нести он.
• Отдельно опишите порядок: кто и в какой срок обязан сообщить о проблеме, какие документы подтверждают вину.

Учтите при этом: штраф за несданную отчётность выписывают организации, а не исполнителю. Даже при полной вине бухгалтера заплатите сначала вы, а возмещать будете отдельно — по договору, если там это написано.

Порядок взаимодействия и сроки

• Каким способом и в какой срок вы передаёте документы.
• В какой срок исполнитель отвечает на письмо или вопрос.
• Что происходит, если вы задержали документы: обязан ли он предупредить, снимает ли это с него ответственность.
• Как передаются оригиналы и кто отвечает за их хранение.
• Кто подписывает и отправляет отчётность — исполнитель по доверенности или вы сами.

База, доступы и электронная подпись

Три вещи, из-за которых расставание превращается в катастрофу.

1. База учёта. Пропишите, кому она принадлежит и в каком виде передаётся при расторжении, включая срок передачи.
2. Доступы. Перечислите системы, к которым получает доступ исполнитель, и укажите, что при расторжении доступы закрываются, а данные выгружаются вам.
3. Электронная подпись. Решите заранее, выпускается ли подпись на исполнителя или отчётность подписываете вы. Подпись, оформленная на бухгалтера, при расставании создаёт лишнюю зависимость.

Последний пункт недооценивают. Если подпись выпущена на исполнителя, а отношения испортились, сдавать отчётность становится проблемой в самый неподходящий момент.

Конфиденциальность

Бухгалтер видит вашу выручку, себестоимость, зарплаты и контрагентов. Пропишите обязанность не разглашать эти сведения, не использовать их в своих интересах и не передавать третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных законом.

Отдельно оговорите, вправе ли исполнитель упоминать вас как клиента в рекламе. Это не формальность: некоторые компании не хотят афишировать, кто ведёт их учёт.

Расторжение и передача дел

• Срок уведомления о расторжении — с обеих сторон.
• Срок, в который передаётся база, первичные документы и расшифровки.
• Форма передачи: что именно вы получите на руки.
• Что считается исполненным, а что оплачивается пропорционально.
• Обязанность ответить на вопросы нового бухгалтера в течение оговорённого срока.

Последний пункт стоит денег: без него новый исполнитель будет разбираться дольше, а вы за это заплатите.

Приложения, без которых договор не работает

1. Перечень услуг с разбивкой по периодам: что ежемесячно, что ежеквартально, что раз в год.
2. Стоимость: абонентская плата и отдельные расценки на то, что в неё не входит.
3. Регламент взаимодействия: сроки, каналы, ответственные лица с обеих сторон.
4. Форма акта и порядок его подписания.

Признаки договора, с которым будут проблемы

• Предмет описан одной фразой без перечня услуг.
• Нет раздела о том, что входит и что не входит в стоимость.
• Ответственность исполнителя ограничена суммой вознаграждения, а порядок возмещения не описан.
• Не сказано, кому принадлежит база учёта.
• Нет сроков передачи дел при расторжении.
• Электронная подпись оформляется на исполнителя без оговорки о передаче.
• Приложения не заполнены или заполнены формулировкой «по согласованию сторон».

Чек-лист перед подписанием

1. Проверьте, что перечень услуг закрытый и конкретный.
2. Найдите раздел о том, что не входит в стоимость.
3. Прочитайте условие об ответственности и её пределах.
4. Уточните, кому принадлежит база и как она передаётся.
5. Решите вопрос с электронной подписью.
6. Проверьте сроки уведомления и передачи дел.
7. Убедитесь, что приложения заполнены, а не оставлены «на потом».

Хороший договор скучный: в нём перечислены очевидные вещи, которые никогда не пригодятся. Пока они не понадобились.