Как понять, что бухгалтер ведёт учёт плохо

Плохой учёт почти никогда не виден сразу. Он проявляется в самый неудобный момент: при выездной проверке, при отказе банка в кредите, при споре с контрагентом. К этому времени исправлять дорого.

Но признаки появляются заранее, и заметить их можно без бухгалтерского образования. Нужно только знать, что запрашивать и на что смотреть.

Что запрашивать каждый месяц

Главная причина проблем — не воровство и не некомпетентность, а отсутствие контроля. Собственник не смотрит на цифры месяцами, а потом обнаруживает накопленное.

1. Что начислено и что уплачено за месяц по каждому налогу и взносу.
2. Состояние расчётов с бюджетом: нет ли задолженности или переплаты.
3. Остатки по ключевым счетам: сколько денег, сколько должны вам, сколько должны вы.
4. Что сдано в этом месяце и что предстоит сдать.
5. Расхождения, которые обнаружились, и что с ними делают.

Это пять пунктов, и на них уходит немного времени. Если бухгалтер не может их дать — это уже само по себе ответ.

Признаки в общении

• На вопрос «сколько мы должны налогов» отвечает «всё под контролем» без цифры. Это не ответ.
• Не может объяснить, откуда взялась сумма в декларации. Не «так посчитала программа», а объяснить логику.
• Отказывается дать доступ к базе или выгрузку данных. Данные принадлежат вам, а не исполнителю.
• Просит подписать документы, не объясняя, что это и зачем.
• Про требования налоговой вы узнаёте от налоговой, а не от бухгалтера.
• На уточняющие вопросы раздражается или переводит тему на недоверие.

Признаки в цифрах

• Отчётность сдана, а налог не уплачен. Это разные действия, и второе забывают.
• В учёте регулярно появляются пени и штрафы.
• Выручка по кассе или банку не совпадает с тем, что попало в учёт.
• Зарплата платится «в конверте», и вы не знаете, как это отражено в отчётности.
• Договоры и первичные документы не подшиваются и лежат в куче «разберём потом».
• Сверка с бюджетом не делается никогда.

Последний пункт особенно показателен. Сверка занимает немного времени и снимает большинство проблем заранее. Если её не делают годами, накопленное расхождение может оказаться неожиданным.

Что можно проверить самому, не разбираясь в учёте

У собственника есть инструменты, которые не требуют специальных знаний.

1. Личный кабинет налогоплательщика. Там видно, что сдано, что начислено и что уплачено. Если отчётность, о которой вам говорили, там не отображается — вопрос.
2. Сверка с бюджетом. Показывает состояние расчётов по каждому налогу и по единому налоговому счёту.
3. Акты сверки с крупными контрагентами. Расхождение в цифрах видно сразу, даже без знания бухгалтерии.
4. Банковские выписки. Сравните поступления с тем, что, по словам бухгалтера, отражено в доходах.
5. Наличие первичных документов. Их отсутствие — проблема независимо от того, как ведётся учёт.

Красные флаги, при которых тянуть не стоит

• Требования и уведомления от налоговой приходят к вам, а бухгалтер о них не знал или не сказал.
• Отчётность за прошлые периоды не сдана.
• Первичных документов нет вообще или они не систематизированы.
• Штрафы и пени начисляются регулярно, и объяснение всегда «налоговая ошибается».
• Бухгалтер исчезает на дни в отчётный период.
• Вы не можете получить свою же базу учёта.

Что делать, если сомнения появились

1. Не начинать со скандала. Сначала — письменный запрос: попросите те пять пунктов ежемесячного отчёта и сверку с бюджетом.
2. Посмотрите, как ответят. Грамотный бухгалтер ответит спокойно и по делу, даже если вопрос ему неприятен.
3. Проверьте личный кабинет налогоплательщика: что фактически сдано и начислено.
4. Запросите базу учёта и первичные документы. Если отказывают — это ответ сам по себе.
5. Оцените масштаб: речь о недосданной декларации или о годах запущенного учёта. От этого зависит, что делать дальше.

Когда точно пора менять

Если хотя бы одно из этого верно, разговор о смене стоит начать сейчас, а не после проверки:

• вы узнаёте о требованиях налоговой раньше бухгалтера;
• отчётность не сдана, и сроки уже прошли;
• первичных документов нет;
• вы не можете получить свои данные;
• штрафы повторяются, а причина каждый раз внешняя.

Чего не делать

• Увольнять в отчётный период без передачи дел: часть отчётности останется несданной.
• Забирать документы и базу, не зафиксировав, что именно забрали.
• Начинать с претензий, минуя простой разговор: часто проблема решается заменой регламента, а не человека.
• Ждать «до проверки»: проверка — самый дорогой момент для выяснения отношений.

Коротко

1. Запрашивайте пять цифр каждый месяц — это занимает минуты.
2. Раз в квартал сверяйтесь с бюджетом.
3. Проверяйте личный кабинет налогоплательщика сами.
4. Требуйте доступ к своей базе и документам.
5. При смене бухгалтера передавайте дела по акту, а не «как получится».

Если после проверки выяснилось, что учёт запущен, это решаемо — вопрос в порядке действий, а не в панике. А если решите искать другого исполнителя, посмотрите каталог: там бухгалтеры с указанием отраслей, режимов и цен.