Самозанятый вместо работника: где начинается риск

Самозанятость привлекательна простотой: не нужно платить страховые взносы за работника, не нужно вести кадровый учёт, отчётности почти нет. Соблазн оформить так постоянного сотрудника возникает сам собой.

Риск в том, что налоговую и суд интересует не название договора, а то, как отношения выглядят на самом деле. Если человек работает как работник, никакой договор с самозанятым его работником быть не перестаёт.

Смотреть нужно на факты, а не на документы

Статья 15 Трудового кодекса определяет трудовые отношения как отношения, в которых работник лично и за плату выполняет трудовую функцию в интересах работодателя, под его управлением и контролем, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель обеспечивает условия труда.

Та же статья прямо запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. То есть сама конструкция «договор ГПХ вместо трудового» законом не одобряется.

Из этого следует главное: суд и налоговая смотрят на то, как отношения устроены фактически, а не на то, как назван договор. Наличие договора возмездного оказания услуг и чеков от самозанятого само по себе ничего не доказывает, если по существу человек работает как сотрудник.

Признаки трудовых отношений

• Договор предполагает не разовое задание с конкретным результатом, а регулярное выполнение определённой функции или работы определённого рода.
• Исполнитель лично выполняет работу по указаниям заказчика, под его контролем и руководством.
• Человек подчиняется графику и правилам, установленным организацией.
• Он включён в организационную или производственную деятельность организации.
• Отношения устойчивые и длительные, выплаты производятся периодически.
• Условия работы, материалы, инструменты или оборудование предоставляет организация.
• Исполнителю фактически предоставляются трудовые гарантии — например, выходные или отпуск.

Отдельное правило, о котором часто не знают

Помимо переквалификации есть самостоятельное ограничение по налогу на профессиональный доход.

Практический смысл: если сотрудник уволился и на следующий день заключил с той же организацией договор как самозанятый, его доход под НПД не подпадает вовсе — независимо от того, есть ли признаки трудовых отношений. Ждать нужно два года.

Кроме того, статья 4 того же закона не позволяет применять НПД лицам, у которых есть работники по трудовым договорам.

Что будет при переквалификации

Если отношения признают трудовыми, организация сталкивается с набором последствий.

• Доначисление налога на доходы физических лиц.
• Доначисление страховых взносов за весь период.
• Пени за каждый день просрочки.
• Налоговый штраф.
• Административная ответственность за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения.

Конкретные суммы зависят от обстоятельств и расчёта, но порядок величин понятен: это не «небольшой штраф», а доначисление за весь период плюс пени.

Когда самозанятый — это нормально

Самозанятость не запрещена и не является схемой. Она нормальна, когда отношения действительно гражданско-правовые.

• Разовая работа или проект с конкретным результатом.
• Исполнитель сам определяет, когда и как работать.
• У него есть другие заказчики, и это видно.
• Он использует свои инструменты и материалы.
• Результат передаётся по акту, а не «рабочий день отработан».
• Он не подчиняется внутреннему распорядку и не встроен в штатное расписание.

Как снизить риск на практике

1. Описывайте в договоре результат, а не процесс: что должно быть сделано, а не сколько часов человек сидит.
2. Не устанавливайте график и не требуйте присутствия в офисе.
3. Не подчиняйте исполнителя внутреннему распорядку и не выдавайте ему трудовые гарантии.
4. Не делайте выплаты дважды в месяц одинаковыми суммами — это форма заработной платы.
5. Не давайте самозанятому доступ к тому, что есть только у сотрудников: пропуск, рабочее место, корпоративная почта, табель.
6. Проверяйте, есть ли у него другие заказчики.
7. Соблюдайте двухлетний срок, если человек ранее у вас работал по трудовому договору.
8. Оформляйте акты: они подтверждают, что передавался результат.

Частые ошибки

• Оформить самозанятым человека, который фактически работает полный день в офисе.
• Уволить сотрудника и на следующий день заключить с ним договор как с самозанятым.
• Платить фиксированную сумму два раза в месяц.
• Требовать соблюдения графика и подчинения руководителю.
• Считать, что чек самозанятого решает все вопросы.
• Не оформлять акты выполненных работ.
• Выдавать самозанятому пропуск, рабочее место и корпоративную почту.
• Забыть, что при переквалификации доначисляют за весь период, а не за последний месяц.

Коротко

1. Решение принимают фактические отношения, а не название договора.
2. Смотрите на совокупность признаков, а не на отдельный.
3. Помните про два года после увольнения — это самостоятельное ограничение по НПД.
4. Договор должен описывать результат, а не процесс.
5. Чеки не защищают от переквалификации.
6. Доначисляют за весь период плюс пени.

Если вы не уверены, где проходит граница в вашей ситуации, разумнее разобрать конкретный договор с бухгалтером до начала работы, а не после требования налоговой.